媽媽的待辦事情很多，5步驟高效管理時間以提升工作效率

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作者＼今周刊

一、準備階段：觸發扳機

在進入工作狀態之前需要做些準備工作，比如為自己安排一張舒服的桌子，周圍放一些自己喜歡的書，或者一台筆記型電腦。為自己營造一個愉悅舒適的氛圍，然後為自己設置一個觸發扳機，這個概念在《改變，好容易》（Switch: How to Change Things When Change Is Hard）中提到過：希望養成一個習慣，最好是為自己設置一個行動觸發扳機。

這個行動觸發扳機有什麼好處呢？比如，這張桌子的布置風格環境都是我喜歡的，我坐在這裡就可以安心地寫作，或者安心地打字，專心地畫畫，做什麼都可以。

所以畫家需要一間畫室、一個畫板、一張大桌子，我們需要一個讓自己安心的辦公區，和一張準備好的辦公桌，建議不要跟別人共用，包括家人。如果有旁人在，你本來想去工作，結果看見地方被占了，心裡就默默地放棄了：今天就算了吧，這段時間又被你浪費了。

除了為自己準備一個精心布置的工作區以外，還要為自己準備一個移動的工作區，這是隨著時代發展，我們生活方式改變後，需要開發出的另一個時間管理方法。飛機上很安靜，沒有人跟你說話，手機也不能用，這個時候排遣無聊最好的方法就是看書。當你為自己準備好工作區以後，就要提醒自己提升工作效率。

二、收集資料：引起我們注意的事物和資訊

收集資料是指收集一切引起我們注意的事物和資訊，無論大小輕重緩急。收集的資料包括兩個方面：一是外在的資料收集工作，二是內在的資料收集工作。

外在的資料收集工作包括你周圍的環境，從你的辦公桌開始，擴展到你的抽屜、櫃子等，這些地方要保持清爽乾淨，不要有冗餘的堆積，龐雜的東西會形成干擾。

內在的資料收集是指搜索那些仍然儲存在你腦海當中的事情。有的人認為時間管理就是管理工作上的事情，比如要跟張總見面、要跟小劉談一談，簽個合約……雖然有很多事情要做，但不代表效率高。

其實這種想法是有偏差的，教養孩子、關心另一半、照顧父母、幫助朋友，等等，這些都是人生的一部分，你為人生中重要的事情煩心，本身就是不對的。事實上，處理這些事情的時間可能沒有你想的那麼多，但是一直拖著不處理，就會造成你和他人情緒上的變化，導致你對這些事變得更加敏感，因此，這種工作之外的資料也需要收集起來。

大衛．艾倫建議我們拿出一張紙寫下要處理的事情。一張紙就寫一件事，處理完這張紙上的事情之後，就可以用空白的地方寫下你處理的方法和過程，這張紙就能存檔了。如果事情不重要，你可以做完後把它撕掉。當你把所有的事全都用紙或手機App 記下之後，搜集工作就做完了。

三、處理階段：清空工作籃

處理階段的任務就是清空工作籃，在這個階段，你需要對所有收集的資訊進行處理。徹底清空你的工作籃，這並不意味著完成你收集到的所有工作，因為你所收集的工作未必都要由你來完成，但是你必須處理它們。

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處理階段有三個基本原則：

1.先處理工作籃中最上面的事情。就是比較緊急的事情。比如老婆要你買家具，如果再不買她就要生氣了，你就得趕緊把這件事情處理了，其實打個電話或者去上網買就好了。

2.一次只做一件事。這是很重要的建議，我們經常一件事做到一半，就放在一旁去做另一件事，沒有做完，又放在一旁。這樣會導致很多事都只做到一半就忘了，下次又得從頭開始。

這種方式費時又費力，所以一次就做一件事。

3.不要把事情再次放回工作籃。在處理事情的過程中，你可能會面臨一個問題：某件事情處理到這一步沒結束，但是不知道下一步該如何行動。這時候有三種情況，如果能夠找到具體的下一步行動，你需要權衡是立即執行把它完成，還是指派他人完成，或者是延遲處理。

在不得已的時候，我們才會延遲處理。能夠立即完成的就立即完成，如果能夠指派他人就指派他人。如果是延遲處理，你就需要在工作籃中記錄下來。

工作籃中有一些內容是不需要採取行動的，此時你需要分辨。如果這件事現在根本無法決策，三年後再說，那麼就先扔在一邊，或者這件事只能作為參考資料收集起來。

這樣工作籃中需要處理的事情就會逐漸減少，可以想像一下，你有一個工作籃，放了很多件事，做完一件拿走一件，做完一件歸檔一件……你的工作就會變得越來越少，你的生活也會變得越來越有效率。

四、組織整理：建立好清單

從組織整理的角度來看，需要跟蹤和管理的事情，大衛．艾倫分成七類：專案清單、專案的輔助資料、記錄在行事曆中的行動和資訊、下一步的行動清單、等待清單、參考資料和將來、也許清單。

保持這些類別之間的界限分明，是組織整理工作中非常重要的一部分。

除了對個人系統持續詳細清晰的分類之外，還要關注建立和使用核查清單，它可以幫助你關注的事件、愛好、職責等領域中可能出現的各種潛在問題。

一般來說，團隊或公司內部組織的諮詢活動，會形成一份極具參考價值的核查清單，其中包含了對日後面試新人和培訓員工的一些重點方向。

管理一個團隊或一個組織，並希望這個組織能夠同步往前推動，比管理一個工作籃要複雜得多，你需要有七類時間，並且將這七類時間分門別類地管好，才能看到整個團隊在不斷地向前推動。

《百大CEO都上過的哈佛領導課，你怎麼能不學？》中有一個很重要的概念：當一個團隊有了共同的願景之後，最重要的行動就是確定關鍵要務，只有團隊中的每一個人都知道自己的關鍵要務，並且能夠透過推動這個關鍵要務達成關鍵指標時，才能夠保證我們實現最終的願景。

組織整理其實跟關鍵要務是有緊密關係的，大衛．艾倫在這裡把它擴展成專案管理的概念，有很多這種不同專案類別的資料整理。為了能夠使得時間管理變得有效，需要養成檢查回顧的好習慣，只有檢查回顧才能夠保障系統有效地運行。

在事情或者專案做了一段時間、一個階段以後，我們就需要開始回顧了，我們應該關注哪部分內容，安排在什麼時候進行，回顧應該怎樣進行，隔多久再進行一次。

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第一個問題我們可以從三方面入手：

1.查看行事曆。
2.檢查工作清單或者根據情景選擇恰當的回顧內容。
3.至少需要每周回顧一次那些懸而未決的事情。

這種回顧能夠幫助你在忙亂的生活中，記住最重要的工作和最重要的目標，把握自己的方向。

每周核查一下你的關鍵要務到底有沒有推進，這的確是令所有團隊最頭痛的事。

我經常向自己的團隊強調的事情就是：這一周的關鍵要務到底是什麼？ 實現了沒有？ 為什麼沒實現？ 沒實現的原因是什麼？ 怎麼排除它？ 這樣才能夠保證每周都會有新的變化發生。

五、執行階段：立刻行動

當一件事情即將被付諸行動時，其實你就已經完成了大量選擇方案的篩選，也有了基本的方向。但請不要急於行動，可以留出一些時間做腦力激盪，它會有助於你做出最終的決策。這個暫緩的行動非常必要。

怎麼做腦力激盪呢？當你啟動大腦去思考某個問題時，你可以把所有的想法都羅列出來，再對羅列的想法進行分析篩選。

腦力激盪有幾個關鍵的技巧：不要判斷，不要質疑，不要評估，不要批判。

一個想法冒出來，就把它寫下來，你有一招，其他人還有別的招，大家湊在一起，每個人都可以暢所欲言地談自己的想法。如果能夠各抒己見、集思廣益，我們就可以獲得大量的思路和想法。

在這個過程中，千萬不要過早地進入討論和批評，這會使得腦力激盪的效果減弱。

有時候開會的效率很低，就是因為有人剛剛提出一個想法，另一個人就說你那個不行，需要很多錢、條件還不成熟等等，一旦出現爭論，其他人就沒有動力提供更多的想法了。所以，效率最高的方法就是羅列，有想法就條列出來，條列的數量越多，就越能減少思考的盲點。最後，再分析這些想法，從中找出你認為最合適的實施。

這五個步驟是我們處理問題的基本過程，在套用這些方法來管理生活的時候，我們需要養成收集的好習慣，比如帶一個小本子，把重要的事情記在本子上。

一個好習慣的養成是處理一件複雜事情的基礎。

【今周刊】授權轉載　原文出處【工作是最好的修行】