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優雅轉身第二階段:時間管理第一課— 如何決定什麼該做?什麼不該做?

時間管理,二花小姐,優雅

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作者\二花小姐

談到時間管理,大多數人都有一個錯誤的認知:

好的時間管理,就是能把所有的事情在時間裡全部做完。

如果這是你對時間管理的認知,那現在正是時候改變你對時間管理的看法,當然,還有做法。

乍聽可能覺得:那我也太沒用了吧~

但我相信你的心裡一定也常響起這個聲音:事情怎麼都做不完啊啊啊~~為什麼是情總是一樣接著一樣一直來啊啊啊~~

沒錯!“該做”的事情,永遠會比我們“做完”的事情多。跟女人的衣櫃裡總是少一件衣服,男人的車庫裡總是少一輛車是一樣的道理。

那怎麼辦?

之前說過,時間管理,管理的不是時間,而是人,而這個人,就是在用時間的那個人,沒錯,就是你「自己」!

好的時間管理,在於:如何使用時間。

更確切的說,是決定“你的“時間怎麼用!

因此,跟時間管理不好的人比較起來,時間管理好的人,不過只是比較懂得如何「有效」使用時間罷了!

要能有效地使用時間,第一步,也是最重要的一步,就是學會:做決定。

決定把時間花在哪些人、事、物上,也決定哪些人、事、物不值得花時間。

時間管理的終極目標,就是成為能夠把時間花在“CP值”高的事情上面!

CP值高的事物,就是那些對你的人生、生活,或是你所愛的人有助益的事物。

至於那些對你的人生、生活和你所愛的人沒什麼幫助的事,就要學會認清它、剔除它!

當你從這樣的角度來看你的時間時,你就會發現,認清「我不可能每件事都做」,反而是件令人振奮的事!

否則,天上掉下來一件事,掉在你的待辦清單上,或是好像上面貼了你的名字放在你家門口,你就非得完成它不可。那不把自己逼瘋才怪~

比方說,我家小朋友參加學校的樂團,三天兩頭就是這個義工、那個活動,有時出人、有時出錢,三不五時就有空的蛋糕盒子跟著孩子回家,要父母準備蛋糕甜點之類的參加義賣活動。

天阿~這不正是天上掉下來掉在我的待辦清單上,而且還貼上我的名字放在我家門口的事嗎?但是我清楚地知道,要是我就這樣照單全收,那我的生活絕對是一團亂,可能我真的可以一一達標,但時間是有限的,多做的事,表示就犧牲了其他對我自己、對家人、對生活更重要的事。

因此,學會「做決定」,是時間管理最重要的一項功課。

請你一定要記住:你有絕對的權力,決定做什麼、什麼不做!

時間管理的目標絕對不是:完成所有的事。(現在的妳一定已經意識到那是不可能的任務)

請把時間管理的第一目標,放在如何做出更好的決定、更有效地使用時間。

當然,沒有人能做出百分之百完美的決定,開始通常都是一個嘗試錯誤的過程,你可能必須試著做做看這件事,如果這不是一件讓你能樂在其中的事,或是事後妳發現其實可做可不做,或者,做了之後發現這件事情比之前所想像的耗時費力,佔用太多妳的時間,那下一次這件事情再上門,你就知道如何做出更好的選擇。

 

當我們開始“有意識”的選擇什麼東西該放進我們的待辦清單,什麼東西可以劃掉時,你就會開始對自己的待辦清單能放進多少東西有比較好的概念。

當下最重要的,就是學習重新看待你的清單,決定哪些人、事、物值得妳的時間和精力。

當每件事看起來都“必須”做、都想做時,我們就得學會,什麼時候該說:No!

怎麼做呢?

*舉個我經常被問到的問題做例子:我未來想要移民澳洲,現在去打工度假好嗎?

回答這個問題,如果你考量到移民年紀,規劃在兩年內完成移民澳洲的申請,那麼,打工度假雖是一個很好的經驗,但是對於「兩年內移民澳洲」並沒有實質的幫助,因因為移民局在審核移民時,「是否來澳洲打工度假過」並不是審核標準。反而應該要去看看你移民的其他文件、資料、移民要求,是否都已滿足?該如何滿足?

請把之前練習一、二、三的代辦事項+行程清單拿出來,把每件事項都跟著流程表回答問題,如果回答是否定的,就可以先把這件事從清單中拿起來,放到一邊;如果一路回答都是Yes,那麼來到最後一個步驟時,你會發現我用紅綠燈的顏色標示了三個選項,紅燈,請把這件事用紅色螢光筆畫起來,表示準備要交待給別人去做;黃燈,請用黃/橘色(有人跟我說過黃色會自動讓他們覺得重要,那麼就請用橘色)螢光筆畫起來,表示他們是第二順位;綠燈,請用綠色螢光筆畫起來,去做吧!~

一旦習慣了這些問題和步驟,你會發現你在篩選清單時動作越來越快,恭喜你!你的腦袋已經成功進入「做決定」的模式,開始有意識地看待每一項待辦事項,也已經為好的石精管理跨出第一步了!

在這個過程中,可能有一些問題讓你覺得模稜兩可,礙於文字敘述和篇幅的限制,無法每個步驟都深入講解及旁徵博引,歡迎在留言區提出來,我們可以一起討論、一起檢視喔!

 

親愛的,做到這件事,一點都不難,對嗎?但是做到這件事,妳已經優雅轉身了喔?

 準備好優雅邁步了嗎?

 我們下週見!

 

複習優雅轉身第一階段的練習一、二、三,可以在這裡找到:

https://medium.com/%E4%BA%8C%E8%8A%B1%E5%B0%8F%E5%A7%90/tagged/%E8%87%AA%E6%88%91%E6%88%90%E9%95%B7

 

Photo by Jonas Svidras on Unsplash

 

本文為「駐站作家」自行上稿文章。
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關於作者

二花小姐

土生土長臺北人,移民澳洲近二十年。曾任臨床護理師,現任澳洲醫院教育訓練負責人、講師、臨床導師,Reea Interantional Training and Education 執行長。觀察中西文化、職場、教育之異同,於職場及成人教育現場反思教育教養對人格和生活態度之塑形。

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